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文件认证
在国外使用文件时，您可能需要对文件进行认证，以便在国外司法管辖区获得认可。认证文件可以验证文件的来源，以便外国政府确认该文件并非伪造。传统的文件认证方法称为合法化。
了解更多有关 海牙国际私法会议.
本文讨论了美国联邦机构签发文件的两种认证类型： 海牙认证程序 和 完整的合法化程序。有关马里兰州文件合法化的信息，请参阅 马里兰州认证和完整合法化流程.
合法化一般信息
合法化涉及多个官方认证步骤，可能耗时耗力且成本高昂。为了简化流程，许多国家加入了1961年《海牙公约》。该公约取消了对外国公共文件的合法化要求，将整个流程简化为一项名为“加注”（apostille，一种认证证书）的认证程序。加注由文件签发国指定的机构签发。
确定您是否需要 Apostille 或完全合法化
您需要对文件进行合法化吗？
寻求认证或完全合法化的常见原因包括：
- 在国外学习、教学或工作
- 申请双重国籍
- 在另一个国家结婚
- 安排在其他国家安葬亲人
然而，并非所有国家都要求某些文件进行认证。如果您不确定，请咨询文件接收方，了解他们的认证要求。
您计划在哪个国家使用这些文件？
如果您确实需要对文件进行合法化，那么是否需要完全合法化或海牙认证取决于：
- 哪个国家签发了该文件？
- 你想在哪个国家/地区使用该文档
仅可为以下文件签发 Apostille：
- 是在签署《海牙公约》的国家签发的，并且
- 将在签署该公约的其他国家使用。
要了解您的目的地国家是否接受加注，您可以查看 海牙会议网站。如果目的地国家不是《海牙公约》成员国，您可能需要全面合法化。
您要使哪种类型的文件合法化？
需要认证的文件主要有三种类型：
- 私人文件 （个人或公司）；
- 州/县颁发的文件;和
- 联邦颁发的文件.
详细了解身份验证要求 美国国务院网站.
文件的类型决定了指定哪个机构对该文件进行认证或加注。
私人文件：
私人文件可以是个人文件（例如：授权委托书），也可以是公司文件（例如：公司章程）。私人文件可以由指定机构出具认证或海牙认证。通常，指定机构是州务卿办公室。
常见的经过认证的私人文件示例包括：
- 宣誓书
- 协议
- 公司章程
- 章程
- 商业发票
- 美国护照复印件（仅限身份证明页）
- 转让契据
- 文凭/学位证书
- 家庭学习
- 收入核实
- 授权书
- 单身状态
- 成绩单
- 其他商业文件
州/县颁发的文件：
州和县签发的文件需经指定机构认证或加注。大多数情况下，指定机构是州务卿办公室。
常见的经过认证和认证的州/县颁发的文件示例包括：
- 出生证明
- 死亡证明
- 离婚法令
- 州法院案件判决
- 结婚证书
- 遗嘱认证
阅读更多关于 马里兰州签发的文件.
联邦颁发的文件：
联邦颁发的文件是由以下人员签署的文件：
- 美国领事官员
- 外国领事 在国务院礼宾办公室登记的外交官员
- 辩护法官
- 军事公证员
- 美国联邦官员
常见的经过认证的联邦政府颁发的文件示例包括：
- 美国农业部
- 动物/植物认证
- 动物健康认证
- 美国司法部
- FBI – 背景调查
- 美国联邦法院文件
- 美国破产法庭文件
- 美国国土安全部
- 移民证明
- 健康和人类服务部
- 外国政府证明书
- 药品/出口证明书
- 美国专利商标局
- 注册商标
联邦签发文件的加注和全面合法化流程
美国联邦机构签发的文件需经美国国务院认证办公室认证或加注。对于联邦签发的文件，您首先应该确定该文件是由哪个联邦部门签发的。
- 从签发美国联邦机构获得经认证的原件或经认证的副本。要获得认证，该文件必须具有签发部门的印章和授权签名。
- 如需认证或海牙认证，文件必须邮寄或亲自送至位于华盛顿特区的美国国务院认证办公室。费用、要求和地址请参见下文。
- 如果文件需要加注，这是最后一步。对于联邦颁发的文件，美国国务院认证办公室会颁发加注，然后该文件即可在外国司法管辖区使用。
- 为了获得全面合法化，必须将文件邮寄或亲自送至距离客户最近的外国领事馆进行认证。费用、要求和地址取决于领事馆。
某些联邦文件可能有特殊要求，因此最好与发证机构仔细核对。例如：
- 美国公民在国外的出生、死亡和婚姻领事报告由美国国务院领事事务局护照服务处重要记录科出具认证或海牙认证。您可以在以下网站找到更多信息 美国国务院网站.
- 美国联邦法院颁发的文件可由该联邦法院的书记员和副书记员出具认证或附加证明。
要求、费用和地址
拜访他 美国国务院认证办公室 以获取地址和联系信息。
一份文件的认证费用为 20 美元（无论是加注还是完全合法化），可以通过三种不同的方式完成：邮寄、亲自前往柜台或亲自预约。
有关申请身份验证服务的信息，请访问 美国国务院网站.
通过邮件：
如果通过邮寄方式完成认证，则您必须在提交的内容中包含以下内容：
- 支票或汇票支付经认证或认证的文件的总费用：20 美元/文件
- 支票可以是个人支票或商业支票；支票和汇票必须开具给“美国国务院”
- 已填妥的认证服务请求 (DS-4194) 表格
- 请务必在第 4 部分中指定证件的使用国家；如果没有此信息，则不会处理该文件。
- DS-4194 表格
- 需要加注或认证的文件
- 写好地址并预付邮资的信封，用于寄回已填妥的文件
- 联邦快递 (请勿使用联邦快递地面快递或联邦快递家庭快递)、UPS 和挂号邮件都是可接受的发送和返回文件的方式。
亲自前往柜台认证服务（无需预约）：
与马里兰州国务卿办公室不同，美国国务院不会在您等待时处理您的文件。如果您使用无预约柜台，您将把文件留在柜台等待处理，稍后再领取。请注意，提交和领取的时间非常有限（周一至周五，上午 7:30 至上午 9:00）。
当您递交文件时，您将收到文件收据和领取日期。要领取文件，您必须在领取日期的上午 7:30 至上午 9:00 之间返回。在递交时间内接受的文件将在大约三个工作日内处理完毕并可供领取。
您必须在投递提交中包含以下内容：
- 已填妥的认证服务请求 (DS-4194) 表格
- 请务必在第 4 部分中指定证件的使用国家；如果没有此信息，则不会处理该文件。
- DS-4194 表格
- 需要加注或认证的文件
- 客户每次提交的文件数量不得超过十五 (15) 份，投递服务每天最多可提交一份。
当您领取已填妥的文件时，您必须：
- 支票、汇票、现金或信用卡支付经认证或认证的文件的准确总费用：20 美元/文件
- 支票可以是个人支票或商业支票；支票和汇票必须开给“美国国务院”。
- 领取已填妥的文件时接受现金，且需提供准确的金额。
- 领取已完成的文件时，接受信用卡付款。接受 Visa、MasterCard、Discover 和 American Express。使用信用卡时必须出示带照片的身份证件。
- 送达时收到的原始文件收据/领取单
亲自预约：
如果您要提交自己的个人文件，并且有紧急原因需要加快文件请求，您可以提前致电 202-485-8000 与认证办公室预约。不接受现场预约。每天最多可预约一次，您必须在预约的指定时间亲自到认证办公室。
为他人提交文件的个人有资格在生死攸关的紧急情况下（例如个人或家庭成员患重病、受伤或死亡）或因其他严重紧急/应急原因预约，以加快文件请求。
预约时间为周一至周五上午 10:00 至下午 2:30，地点为美国国务院实际办公地点。
在您预约时，您应该提交以下文件：
- 支票、汇票、现金或信用卡支付经认证或认证的文件的准确总费用：20 美元/文件
- 支票可以是个人支票或商业支票；支票和汇票必须开给“美国国务院”。
- 亲自领取已填妥的文件时接受现金，且需提供准确的金额。
- 领取已完成的文件时，接受信用卡付款。接受 Visa、MasterCard、Discover 和 American Express。使用信用卡时必须出示带照片的身份证件。
- 已填妥的认证服务请求 (DS-4194) 表格
- 请务必在第 4 部分中指定证件的使用国家；如果没有此信息，则不会处理该文件。
- DS-4194 表格
- 需要加注或认证的文件
示范认证
海牙认证公约已经颁布 示范加注证书，但并非所有的附加证明看起来都与示范证书完全一样。
可以将加注放在文件本身上，也可以放在单独的页面上。单独的页面称为附页。可以使用粘合剂、橡皮图章和印章粘贴加注。
更多资讯
- 加注部分 海牙公约网站 列出了公约缔约国的主管当局和费用（如果已知）；该网站还提供了大量与海牙认证相关的其他有用资源。
- Adams, James W. 21 世纪的 Apostillest 世纪：国际文件认证与核实。34 休斯顿国际法杂志。519（2012 年）。
- 海牙公约规定的 Apostille。6C Nichols 法律形式百科全书 §139:13。