Sujets sur cette page :
- Authentification des documents
- Informations générales sur la légalisation
- Déterminez si vous avez besoin d’une apostille ou d’une légalisation complète
- Apostille du Maryland et processus de légalisation complète
- Exigences, coûts et adresses
- Modèle d'Apostille
- Ressources additionnelles
Authentification des documents
Les pays étrangers peuvent exiger que les documents soient authentifiés afin d'être acceptés dans la juridiction étrangère. L'authentification d'un document vérifie la source du document afin que les pays étrangers puissent être sûrs que le document n'est pas faux. La méthode traditionnelle d’authentification des documents destinés à être utilisés à l’étranger est appelée légalisation.
En savoir plus sur le Conférence de La Haye sur le droit international privé.
Cet article traite de la procédure d'apostille et de la procédure complète de légalisation des documents délivrés dans le Maryland. Chaque État détermine ses propres procédures d'apostille et de légalisation, et vous devez vérifier auprès des autorités compétentes de cet État. Une liste des secrétaires d’État et des liens vers le site Web des secrétaires d’État de chaque État sont disponibles sur le site Web. Site de l'Association nationale des secrétaires d'État.
Informations générales sur la légalisation
Une légalisation est constituée d'une chaîne d'authentifications officielles du document et peut être lente et coûteuse. Pour cette raison, de nombreux pays ont accepté de simplifier le processus, ce qui a donné lieu à la Convention de La Haye de 1961 abolissant l'exigence de légalisation des actes publics étrangers. La convention réduit le processus à une seule authentification : un certificat d'authentification (une apostille) délivré par une autorité désignée par le pays où le document a été délivré.
Déterminez si vous avez besoin d’une apostille ou d’une légalisation complète
Avez-vous besoin de documents légalisés ?
Les circonstances les plus courantes pour demander une apostille ou une légalisation complète comprennent :
- Étudier, enseigner ou travailler à l’étranger ;
- Procédures de double nationalité ;
- Mariages dans un autre pays ; et
- Enterrement à l'étranger du défunt.
Cependant, certains pays peuvent ne pas exiger que certains documents soient légalisés. En cas de doute, vous devez vérifier auprès du destinataire prévu de votre document ses exigences en matière de légalisation.
Dans quel pays comptez-vous utiliser les documents ?
Si vous avez besoin de légaliser des documents, la nécessité d'une légalisation complète ou d'une apostille dépend du pays qui a délivré le document et du pays dans lequel vous souhaitez utiliser le document. Les apostilles ne peuvent être émises que pour les documents qui (a) ont été émis dans un pays. qui a signé la Convention de La Haye et (b) doivent être utilisés dans un autre pays qui a également signé la convention.
Vous pouvez vérifier Site Web de la Conférence de La Haye pour déterminer si le pays dans lequel vous utiliserez le document accepte les apostilles.
Les pays qui ne sont pas signataires de la Convention de La Haye peuvent exiger la légalisation complète.
Quel type de document faites-vous légaliser ?
Il existe trois principaux types de documents qui nécessitent une authentification : documents privés (particulier ou entreprise); documents délivrés par l'État/le comtéEt documents délivrés par le gouvernement fédéral.
Apprenez-en davantage sur les exigences d’authentification sur le Site du département d'État américain.
Le type de document détermine quelle autorité est désignée pour authentifier ou apostiller le document.
Documents privés :
Les documents privés peuvent être personnels (exemple : procuration) ou corporatifs (exemple : statuts constitutifs) et peuvent recevoir une authentification ou une apostille par une autorité désignée, en général le bureau du secrétaire d'État.
Voici des exemples de documents privés couramment authentifiés :
- Affidavits
- Accords
- Articles d'incorporation
- Règlements
- Factures commerciales
- Copie d'un passeport américain (page d'identification uniquement)
- Actes de cession
- Diplômes
- Étude à domicile
- Vérification du revenu
- Procurations
- Statut unique
- transcriptions
- Autres documents commerciaux
Documents délivrés par l'État/le comté :
Les documents délivrés par l'État/le comté peuvent recevoir une authentification ou une apostille par une autorité désignée, généralement le bureau du secrétaire d'État.
Voici des exemples de documents couramment apostillés et authentifiés délivrés par l'État ou le comté :
- Certificats de naissance
- Certificats de décès
- Décrets de divorce
- Certificats de mariage
- Testaments d’homologation
- Jugements dans des affaires judiciaires d'État
En savoir plus sur le Site Web de la Conférence de La Haye.
Documents émis par le gouvernement fédéral :
Les documents délivrés par le gouvernement fédéral sont des documents signés par :
- Officier consulaire américain
- Consul étranger Fonctionnaire diplomatique enregistré auprès du Bureau du protocole du Département d'État
- Juge-avocat
- Notaire militaire
- Officier fédéral américain
Déterminez le processus d’apostille ou d’authentification particulier que vous devez suivre.
S'il s'agit d'un document privé ou émis par un État/comté, déterminez dans quel État et département le document a été délivré, le cas échéant.. Cet article discutera des processus d’apostille et de légalisation complète du Maryland. Veuillez noter que chaque État déterminant ses propres procédures d'apostille et de légalisation, vous devez vous renseigner auprès des autorités compétentes de cet État. La plupart des sites Web des secrétaires d’État énumèrent les exigences spécifiques à chaque État en matière d’apostille.
S'il s'agit d'un document émis par le gouvernement fédéral, déterminez quel ministère fédéral a délivré le document. Il existe une méthode standard pour authentifier ou apostiller les documents émis par le gouvernement fédéral. Voir l'article de la Bibliothèque de droit populaire sur authentifier des documents fédéraux.
Apostille du Maryland et processus de légalisation complète
Pour les documents privés provenant du Maryland :
- Le document doit être notarié par un notaire du Maryland.
- La signature du notaire est ensuite authentifiée par le greffier de la Circuit Court du comté où le notaire a été mandaté. Le nom du comté figure sur le sceau du notaire.
- Exemple : Si un notaire de la ville de Baltimore légalise le document, le document doit ensuite être envoyé au tribunal de circuit de la ville de Baltimore pour authentification, car c'est là que le notaire a été mandaté.
- Remarque : Si le document a été certifié par un greffier de la Circuit Court autre que le greffier actuel de la Circuit Court, appelez le Bureau du secrétaire d'État au 410-974-5521 pour confirmer que le document peut être apostillé.
- Le document doit ensuite être envoyé par la poste ou remis personnellement au bureau du secrétaire d'État à Annapolis pour une apostille ou une authentification.
- Si le document nécessite une apostille, c'est la dernière étape. Pour les documents privés, le secrétaire d'État délivre une apostille et le document est désormais prêt à être utilisé dans les juridictions étrangères.
- Pour une légalisation complète, le document doit ensuite être envoyé par la poste ou remis personnellement au bureau des authentifications du Département d'État des États-Unis à Washington, D.C. pour une authentification.
- Le document doit ensuite être envoyé par la poste ou remis personnellement au bureau du consulat du pays étranger pour l’authentification finale. Les coûts, les exigences et les adresses varient en fonction du consulat.
En savoir plus à l' Site Web du secrétaire d'État du Maryland et la Site Web de la Conférence de La Haye.
Pour les documents émis par l’État/le comté du Maryland :
- Obtenez un document original certifié ou une copie certifiée auprès du département de l'État ou du comté émetteur. Pour être certifié, le document doit porter le sceau et la signature autorisée du service émetteur.
- Le document doit ensuite être envoyé par la poste ou remis personnellement au bureau du secrétaire d'État à Annapolis pour une apostille ou une authentification.
- Si le document nécessite une apostille, c'est la dernière étape. Pour les documents émis par l'État ou le comté, le secrétaire d'État délivre une apostille et le document est désormais prêt à être utilisé dans les juridictions étrangères.
- Pour une légalisation complète, le document doit ensuite être envoyé par la poste ou remis personnellement au bureau des authentifications du Département d'État des États-Unis à Washington, D.C. pour une authentification.
- Le document doit ensuite être envoyé par la poste ou remis personnellement au bureau du consulat du pays étranger pour l’authentification finale. Les coûts, les exigences et les adresses varient en fonction du consulat.
En savoir plus à l' Site Web du secrétaire d'État du Maryland et la Site Web de la Conférence de La Haye.
Exigences, coûts et adresses
Le secrétaire d'État du Maryland peut être contacté à l'adresse suivante :
16 Francis Street
Bâtiment Wineland, 1er Ét.
Annapolis, MD 21401
Téléphone: 410-974-5521
Heures: du lundi au vendredi, de 9h à 1h
Notes: Les visites sans rendez-vous sont acceptées, mais il y a une limite de 15 documents par jour.
L'authentification d'un document coûte 5$ (que ce soit pour une apostille ou une légalisation complète). Les frais doivent être payés par chèque américain ou par mandat américain, libellé à l’ordre du « Secrétaire d’État ». Si vous vous présentez en personne avec les documents, vous pouvez également payer par carte de crédit ou de débit.
Si l'attestation est complétée par courrier, vous devez inclure les éléments suivants :
- Chèque ou mandat-poste pour le coût total du ou des documents apostillés
- Le chèque peut être un chèque personnel, un chèque de banque ou un chèque d'affaires, établi à l'ordre du « Secrétaire d'État ».
- Si vous êtes à l’étranger et avez besoin d’une apostille du Maryland, il peut être utile d’obtenir un chèque de banque en devise américaine auprès de votre banque étrangère la plus proche.
- Lettre de motivation indiquant pour quel pays le ou les documents seront utilisés.
- Le Bureau du Secrétaire d'État a fourni un exemple de lettre de motivation à utiliser
- Enveloppe pré-adressée et affranchie pour le retour du ou des documents apostillés.
- Fed Ex, UPS et Certified Mail sont tous des méthodes acceptées pour l'envoi et le retour de documents.
Si la certification est remplie en personne, toute forme de paiement est acceptée : chèque personnel, de banque ou d'affaires, mandat, espèces et cartes de crédit avec des frais minimum de 10.00 $. Les certifications sont généralement complétées pendant que vous attendez.
Modèle d'Apostille
La Convention apostille a émis un Modèle de certificat d'apostille, mais toutes les apostilles ne ressemblent pas exactement au modèle de certificat.
Une apostille peut être apposée sur le document lui-même ou sur une page séparée. La page séparée s'appelle une allonge. Les apostilles peuvent être apposées avec des adhésifs, des tampons en caoutchouc et des sceaux.
Ressources additionnelles
- La section apostille de le site Internet de la Convention de La Haye répertorie les autorités compétentes et les coûts (si connus) pour tout pays partie à la Convention ; le site Web fournit également une multitude de ressources utiles supplémentaires liées aux apostilles.
- Adams, James W. L'Apostille au 21st Siècle : Certification et vérification internationales des documents. 34 Journal de droit international de Houston. 519 (2012).
- Apostille prescrite par la Convention de La Haye. 6C Nichols Cyclopédie des formes juridiques §139 : 13.