Sujets sur cette page :

• Authentification des documents
• Informations générales sur la légalisation
• Déterminez si vous avez besoin d’une apostille ou d’une légalisation complète
  • Documents privés
  • Documents d'État et de comté
  • Documents fédéraux
• Processus d’apostille et de légalisation complète des documents émis par le gouvernement fédéral
• Exigences, coûts et adresses
• Modèle d'Apostille
• Ressources additionnelles

Authentification des documents

Les pays étrangers peuvent exiger que les documents soient authentifiés afin d'être acceptés dans la juridiction étrangère. L'authentification d'un document vérifie la source du document afin que les pays étrangers puissent être sûrs que le document n'est pas faux. La méthode traditionnelle d’authentification des documents destinés à être utilisés à l’étranger est appelée légalisation.

En savoir plus sur le Conférence de La Haye sur le droit international privé.

Cet article traite de la procédure d'apostille et la procédure de légalisation complète pour les documents délivrés par les agences fédérales américaines. Pour plus d'informations sur la légalisation des documents du Maryland, consultez le Article de la Bibliothèque de droit populaire sur le sujet.

Informations générales sur la légalisation

Une légalisation est constituée d'une chaîne d'authentifications officielles du document et peut être lente et coûteuse. Pour cette raison, de nombreux pays ont accepté de simplifier le processus, ce qui a donné lieu à la Convention de La Haye de 1961 abolissant l'exigence de légalisation des actes publics étrangers. La convention réduit le processus à une seule authentification : un certificat d'authentification (une apostille) délivré par une autorité désignée par le pays où le document a été délivré.

Déterminez si vous avez besoin d’une apostille ou d’une légalisation complète

Avez-vous besoin de documents légalisés ?

Les circonstances les plus courantes pour demander une apostille ou une légalisation complète comprennent :

• Étudier, enseigner ou travailler à l’étranger ;
• Procédures de double nationalité ;
• Mariages dans un autre pays ; et
• Enterrement à l'étranger du défunt. 

Cependant, certains pays peuvent ne pas exiger que certains documents soient légalisés. En cas de doute, vous devez vérifier auprès du destinataire prévu de votre document ses exigences en matière de légalisation.

Dans quel pays comptez-vous utiliser les documents ?

Si vous avez besoin de légaliser des documents, la nécessité d'une légalisation complète ou d'une apostille dépend du pays qui a délivré le document et du pays dans lequel vous souhaitez utiliser le document.  Les apostilles ne peuvent être émises que pour les documents qui (a) ont été émis dans un pays. qui a signé la Convention de La Haye et (b) doivent être utilisés dans un autre pays qui a également signé la convention.

Vous pouvez vérifier Site Web de la Conférence de La Haye pour déterminer si le pays dans lequel vous utiliserez le document accepte les apostilles.  

Les pays qui ne sont pas signataires de la Convention de La Haye peuvent exiger la légalisation complète.  

Quel type de document faites-vous légaliser ?

Il existe trois principaux types de documents qui nécessitent une authentification : documents privés (particulier ou entreprise); documents délivrés par l'État/le comtéEt documents délivrés par le gouvernement fédéral.

Apprenez-en davantage sur les exigences d’authentification sur le Site du département d'État américain.

Le type de document détermine quelle autorité est désignée pour authentifier ou apostiller le document.

Documents privés :

Les documents privés peuvent être personnels (exemple : procuration) ou corporatifs (exemple : statuts constitutifs) et peuvent recevoir une authentification ou une apostille par une autorité désignée, en général le bureau du secrétaire d'État.

Voici des exemples de documents privés couramment authentifiés :

• Affidavits 
• Accords 
• Articles d'incorporation 
• Règlements 
• Factures commerciales 
• Copie d'un passeport américain (page d'identification uniquement) 
• Actes de cession
• Diplômes 
• Étude à domicile 
• Vérification du revenu 
• Procurations 
• Statut unique 
• transcriptions 
• Autres documents commerciaux

Documents délivrés par l'État/le comté :

Les documents délivrés par l'État/le comté peuvent recevoir une authentification ou une apostille par une autorité désignée, généralement le bureau du secrétaire d'État.

Voici des exemples de documents couramment apostillés et authentifiés délivrés par l'État ou le comté :

• Certificats de naissance 
• Certificats de décès
• Décrets de divorce 
• Jugements dans des affaires judiciaires d'État
• Certificats de mariage 
• Testaments d’homologation 

Découvrez notre article sur Documents émis par le Maryland.

Documents émis par le gouvernement fédéral :

Les documents délivrés par le gouvernement fédéral sont des documents signés par :

• Officier consulaire américain
• Consul étranger Fonctionnaire diplomatique enregistré auprès du Bureau du protocole du Département d'État
• Juge-avocat
• Notaire militaire
• Officier fédéral américain

Les documents délivrés par les agences fédérales américaines reçoivent une authentification ou une apostille du Bureau d'authentification du Département d'État des États-Unis. Les exigences, les coûts et l’adresse sont ci-dessous.

Voici des exemples de documents couramment authentifiés émis par le gouvernement fédéral :

• Département américain de l'agriculture
  • Certification animale/végétale
  • Certifications en santé animale
• Ministère de la Justice des États-Unis
  • FBI – Vérification des antécédents
  • Documents de la Cour fédérale américaine
  • Documents du tribunal américain des faillites
• Département américain de la sécurité intérieure
  • Certificats d'immigration
• US Department of Health and Human Services
  • Certificat de gouvernements étrangers
  • Certificat de pharmaceutique/exportation
• US Patent and Trademark Office
  • marque déposée

Déterminez le processus d’apostille ou d’authentification particulier que vous devez suivre.

• Si un document privé ou délivré par l'État/le comté, déterminez dans quel état et département le document a été délivré, le cas échéant. Découvrez l’apostille du Maryland et le processus de légalisation complet ici. Chaque État détermine ses propres procédures d'apostille et de légalisation, vous devez vérifier auprès des autorités compétentes de cet État. La plupart des sites Web des secrétaires d’État énumèrent les exigences spécifiques à chaque État en matière d’apostille.  
• Si un document délivré par le gouvernement fédéral, déterminez quel ministère fédéral a délivré le document. Il existe une méthode standard pour authentifier ou apostiller les documents émis par le gouvernement fédéral. Ce processus est décrit dans cet article. 
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Processus d’apostille et de légalisation complète des documents émis par le gouvernement fédéral

1. Obtenez un document original certifié ou une copie certifiée auprès de l'agence fédérale américaine émettrice. Pour être certifié, le document doit porter le sceau et la signature autorisée du service émetteur. 
2. Le document doit ensuite être envoyé par la poste ou remis personnellement au bureau des authentifications du Département d'État des États-Unis à Washington, D.C. pour une authentification ou une apostille. Pour connaître le coût, les exigences et l’adresse, veuillez voir ci-dessous.
   • Si le document nécessite une apostille, c'est la dernière étape. Pour les documents émis par le gouvernement fédéral, le Bureau d'authentification du Département d'État des États-Unis émet une apostille et le document est désormais prêt à être utilisé dans des juridictions étrangères.
3. Pour une légalisation complète, le document doit ensuite être envoyé par la poste ou remis personnellement au bureau du consulat du pays étranger le plus proche du client pour une authentification. Les coûts, les exigences et les adresses dépendent du consulat.

Il peut y avoir des exigences particulières pour certains documents fédéraux, il serait donc préférable de vérifier auprès de l'agence émettrice. Par exemple:

• Les rapports consulaires de naissance, de décès et de mariage de citoyens américains à l'étranger reçoivent une authentification ou une apostille par le Département d'État des États-Unis, le Bureau des affaires consulaires, les services de passeport et la section des dossiers d'état civil. Vous pouvez trouver plus d'informations sur le Site du département d'État américain.
• Les documents délivrés par un tribunal fédéral américain peuvent recevoir une authentification ou une apostille de la part des greffiers et greffiers adjoints de ce tribunal fédéral.

Exigences, coûts et adresses

Visitez-le Bureau d'authentification du Département d'État des États-Unis pour l'adresse et les coordonnées.

L'authentification d'un document coûte 8 $ (que ce soit pour une apostille ou une légalisation complète) et peut être complétée de trois manières différentes : par courrier, en personne au comptoir sans rendez-vous ou en personne sur rendez-vous.

Des informations sur la demande de services d'authentification sont disponibles sur le Site Web du Département d'État américain. 

Par la poste:

Si la certification est complétée par courrier, vous devez inclure les éléments suivants dans votre soumission :

1. Chèque ou mandat-poste pour le coût total du ou des documents apostillés ou authentifiés : 8 $/document
   • Le chèque peut être un chèque personnel ou professionnel ; les chèques et les mandats doivent être libellés à l'ordre des « États-Unis ». Département d'État"
2. Formulaire de demande de service d'authentification (DS-4194) complété
   • Assurez-vous de préciser le pays d’utilisation du document dans la section 4 ; le document ne sera pas traité sans ces informations.
   • formulaire DS-4194 
3. Les documents à apostiller ou authentifier
4. Enveloppe pré-adressée et préaffranchie pour le retour du ou des documents complétés
   • Fed Ex (n'utilisez pas FedEx Ground ou FedEx Home), UPS et Certified Mail sont tous des méthodes acceptées pour l'envoi et le retour de documents.

En personne par les services d'authentification au comptoir sans rendez-vous (sans rendez-vous) :

Contrairement au secrétaire d'État du Maryland, le Département d'État américain ne traite pas vos documents pendant que vous attendez. Si vous utilisez le comptoir sans rendez-vous, vous laisserez les documents en traitement et les récupérerez ultérieurement. Notez que les heures de dépôt et de récupération sont très limitées (du lundi au vendredi, de 8h00 à 9h00).

Lorsque vous déposerez vos documents, vous recevrez un reçu de document et une date de retrait. Pour récupérer vos documents, vous devez revenir entre 8h00 et 9h00 à cette date de récupération. Les documents acceptés pendant l'heure de dépôt seront traités et disponibles pour être récupérés dans environ trois jours ouvrables.

Vous devez inclure les éléments suivants dans votre soumission de dépôt :

1. Formulaire de demande de service d'authentification (DS-4194) complété
   • Assurez-vous de préciser le pays d’utilisation du document dans la section 4 ; le document ne sera pas traité sans ces informations.
   • formulaire DS-4194
2. Les documents à apostiller ou authentifier
   • Les clients sont limités à quinze (15) documents par soumission et à une soumission pour les services de dépôt par jour. 

Lorsque vous récupérez les documents complétés, vous devez avoir :

1. Chèque, mandat-poste, espèces ou carte de crédit pour le coût total exact du ou des documents apostillés ou authentifiés : 8 $/document
   • Le chèque peut être un chèque personnel ou professionnel ; les chèques et les mandats doivent être libellés à l'ordre des « États-Unis ». Département d'État".
   • Les espèces sont acceptées lors du retrait des documents complétés et le montant exact est exigé.
   • Les paiements par carte bancaire sont acceptés lors du retrait des documents complétés. Visa, MasterCard, Discover et American Express sont acceptées. Une pièce d'identité avec photo doit être présentée lors de l'utilisation d'une carte de crédit.
2. Reçu du document original/bon de ramassage reçu au dépôt

En personne sur rendez-vous :

Si vous soumettez vos propres documents personnels et que vous avez une raison urgente pour accélérer votre demande de document, vous pouvez prendre rendez-vous à l'avance avec le bureau d'authentification par téléphone au 202-485-8000. Les rendez-vous sans rendez-vous ne sont pas acceptés. Il y a une limite d'un rendez-vous par jour et vous devez vous présenter en personne au Bureau des authentifications à l'heure précisée de votre rendez-vous prévu. 

Les personnes soumettant des documents pour quelqu'un d'autre peuvent prendre rendez-vous en cas d'urgence vitale (comme une maladie grave, une blessure ou le décès d'une personne ou d'un membre de la famille) ou pour d'autres raisons urgentes/urgentes graves afin d'accélérer la demande de documents.

Les rendez-vous ont lieu entre 10h00 et 1h00. et de 2h00 à 2h30, du lundi au vendredi, sur le site physique du Département d'État américain.

Lors de votre rendez-vous, vous devez présenter les éléments suivants :

1. Chèque, mandat-poste, espèces ou carte de crédit pour le coût total exact du ou des documents apostillés ou authentifiés : 8 $/document
   • Le chèque peut être un chèque personnel ou professionnel ; les chèques et les mandats doivent être libellés à l'ordre des « États-Unis ». Département d'État".
   • Les espèces sont acceptées lors du retrait en personne des documents remplis et le montant exact est requis.
   • Les paiements par carte bancaire sont acceptés lors du retrait des documents complétés. Visa, MasterCard, Discover et American Express sont acceptées. Une pièce d'identité avec photo doit être présentée lors de l'utilisation d'une carte de crédit.
2. Formulaire de demande de service d'authentification (DS-4194) complété
   • Assurez-vous de préciser le pays d’utilisation du document dans la section 4 ; le document ne sera pas traité sans ces informations.
   • formulaire DS-4194
3. Les documents à apostiller ou authentifier

Modèle d'Apostille

La Convention apostille a émis un Modèle de certificat d'apostille, mais toutes les apostilles ne ressemblent pas exactement au modèle de certificat.

Une apostille peut être apposée sur le document lui-même ou sur une page séparée. La page séparée s'appelle une allonge. Les apostilles peuvent être apposées avec des adhésifs, des tampons en caoutchouc et des sceaux.

Ressources additionnelles

• La section apostille de le site Internet de la Convention de La Haye répertorie les autorités compétentes et les coûts (si connus) pour tout pays partie à la Convention ; le site Web fournit également une multitude de ressources utiles supplémentaires liées aux apostilles.
• Adams, James W. L'Apostille au 21^st Siècle : Certification et vérification internationales des documents. 34 Journal de droit international de Houston. 519 (2012).
• Apostille prescrite par la Convention de La Haye. 6C Nichols Cyclopédie des formes juridiques §139 : 13.