Sujets sur cette page :

• Authentification des documents
• Informations générales sur la légalisation
• Déterminez si vous avez besoin d’une apostille ou d’une légalisation complète
  • Documents privés
  • Documents d'État et de comté
  • Documents fédéraux
• Apostille du Maryland et processus de légalisation complète
• Exigences, coûts et adresses
• Modèle d'Apostille
• Ressources additionnelles

Authentification des documents

Lorsque vous utilisez des documents dans un pays étranger, il peut être nécessaire de les faire authentifier pour qu'ils soient acceptés dans la juridiction étrangère. L'authentification d'un document permet de vérifier sa source afin que les pays étrangers puissent s'assurer qu'il n'est pas faux. La méthode traditionnelle d'authentification des documents est appelée légalisation.

En savoir plus sur le Conférence de La Haye sur le droit international privé.

Cet article traite de deux types d’authentification de documents pour les documents délivrés par le Maryland : la procédure d’apostille et la procédure de légalisation complète. 

REMARQUE : Chaque État détermine ses propres procédures d'apostille et de légalisation. Il est conseillé de se renseigner auprès des autorités compétentes de cet État. La liste des secrétaires d'État et les liens vers le site web de chaque État sont disponibles sur le site. Site de l'Association nationale des secrétaires d'État.

Informations générales sur la légalisation

La légalisation implique plusieurs étapes d'authentification officielle, parfois lentes et coûteuses. Afin de simplifier ce processus, de nombreux pays ont adhéré à la Convention de La Haye de 1961. Cette convention a supprimé l'exigence de légalisation complète des documents dans les pays membres. Elle réduit le processus à une seule authentification appelée apostille (certificat d'authentification). Une apostille est émise par une autorité désignée par le pays où le document a été délivré.

Déterminez si vous avez besoin d’une apostille ou d’une légalisation complète

Avez-vous besoin de documents légalisés ?

Les raisons courantes pour lesquelles une apostille ou une légalisation complète est demandée sont les suivantes :

• Étudier, enseigner ou travailler à l'étranger
• Demande de double nationalité
• Se marier dans un autre pays
• Organiser l'enterrement d'un être cher dans un autre pays

Cependant, tous les pays n'exigent pas la légalisation des documents. En cas de doute, veuillez vous renseigner auprès de la personne ou de l'organisation qui reçoit votre document sur ses exigences en matière de légalisation.

Dans quel pays comptez-vous utiliser les documents ?

Si vous avez besoin de faire légaliser des documents, le choix d'une légalisation complète ou d'une apostille dépend de :

• quel pays a délivré le document et
• dans quel pays vous souhaitez utiliser le document. 

Les apostilles ne peuvent être émises que pour les documents qui

• ont été émis dans un pays signataire de la Convention de La Haye et
• doivent être utilisés dans un autre pays qui a également signé la convention.

Pour savoir si votre pays de destination accepte les apostilles, vous pouvez consulter le Site Web de la Conférence de La Haye.

Les pays non signataires de la Convention de La Haye peuvent exiger une légalisation complète. Si le pays de destination n'est pas membre de la Convention de La Haye, une légalisation complète sera probablement nécessaire.  

Quel type de document faites-vous légaliser ?

Il existe trois principaux types de documents qui nécessitent une authentification :

• documents privés (particulier ou entreprise);
• documents délivrés par l'État/le comtéEt
• documents délivrés par le gouvernement fédéral.

Apprenez-en davantage sur les exigences d’authentification sur le Site du département d'État américain.

Le type de document détermine quelle autorité est désignée pour authentifier ou apostiller le document.

Documents privés :

Les documents privés peuvent être personnels (par exemple, une procuration) ou professionnels (par exemple, des statuts). Une authentification ou une apostille peut être délivrée par une autorité désignée. En général, l'autorité désignée est le Secrétariat d'État.

Voici des exemples de documents privés couramment authentifiés :

• Affidavits 
• Accords 
• Articles d'incorporation 
• Règlements 
• Factures commerciales 
• Copie d'un passeport américain (page d'identification uniquement) 
• Actes de cession
• Diplômes 
• Étude à domicile 
• Vérification du revenu 
• Procurations 
• Statut unique 
• transcriptions 
• Autres documents commerciaux

Documents délivrés par l'État/le comté :

Les documents délivrés par l'État ou le comté sont authentifiés ou apostillés par une autorité désignée. Dans la plupart des cas, cette autorité est le secrétariat d'État.

Voici des exemples de documents couramment apostillés et authentifiés délivrés par l'État ou le comté :

• Certificats de naissance 
• Certificats de décès
• Décrets de divorce 
• Certificats de mariage
• Testaments d’homologation 
• Jugements dans des affaires judiciaires d'État

En savoir plus sur le Site Web de la Conférence de La Haye.

Documents émis par le gouvernement fédéral :

Les documents délivrés par le gouvernement fédéral sont des documents signés par :

• Officier consulaire américain
• Consul étranger Fonctionnaire diplomatique enregistré auprès du Bureau du protocole du Département d'État
• Juge-avocat
• Notaire militaire
• Officier fédéral américain

Apostille du Maryland et processus de légalisation complète

Pour les documents privés provenant du Maryland :

1. Notariser le document:Le document doit être notarié par un notaire du Maryland.
2. Authentifier la signature du notaireLa signature du notaire doit être authentifiée par le greffier du tribunal de première instance du comté où il a été mandaté. Le nom du comté figure sur le sceau du notaire. 
   • Exemple : Si un notaire de la ville de Baltimore légalise le document, le document doit ensuite être envoyé au tribunal de circuit de la ville de Baltimore pour authentification, car c'est là que le notaire a été mandaté. 
   • Remarque : Si le document a été certifié par un greffier de la Circuit Court autre que le greffier actuel de la Circuit Court, appelez le Bureau du secrétaire d'État au 410-974-5521 pour confirmer que le document peut être apostillé.
3. Envoyer ou livrer le document:Le document doit être envoyé par courrier ou remis en personne au Bureau du Secrétaire d'État à Annapolis pour une apostille ou une authentification.
   • Si le document nécessite une apostille, il s'agit de la dernière étape. Pour les documents privés, le secrétaire d'État émet une apostille et le document est alors prêt à être utilisé dans les juridictions étrangères. 
4. Pour une légalisation complète:
   • Envoyez ou remettez le document au bureau d'authentification du Département d'État américain à Washington, DC pour une authentification. 
   • Envoyez ou remettez le document au consulat du pays étranger pour l'authentification finale. Les coûts, les exigences et les adresses varient selon le consulat.

En savoir plus à l' Site Web du secrétaire d'État du Maryland et les Site Web de la Conférence de La Haye.

Pour les documents délivrés par l'État et le comté du Maryland :

1. Obtenez un document original certifié ou une copie certifiée auprès du département de l'État ou du comté émetteur. Pour être certifié, le document doit porter le sceau et la signature autorisée du service émetteur. 
2. Envoyez ou remettez le document au Bureau du Secrétaire d'État à Annapolis pour une apostille ou une authentification.
   • Si le document nécessite une apostille, il s'agit de la dernière étape. Pour les documents délivrés par un État ou un comté, le secrétaire d'État émet une apostille et le document est alors prêt à être utilisé dans les juridictions étrangères.
3. Pour une légalisation complète :
   • Envoyez ou remettez le document au bureau d'authentification du Département d'État américain à Washington, DC pour une authentification.
   • Envoyez ou remettez le document au consulat du pays étranger pour l'authentification finale. Les coûts, les exigences et les adresses varient selon le consulat.
      

En savoir plus à l' Site Web du secrétaire d'État du Maryland et les Site Web de la Conférence de La Haye.

Exigences, coûts et adresses

Le secrétaire d'État du Maryland peut être contacté à l'adresse suivante :

16 Francis Street
Bâtiment Wineland, 1er Ét.
Annapolis, MD 21401

Téléphone: 410-974-5521

Heures: du lundi au vendredi, de 9h à 1h

Note: Les visites sans rendez-vous sont acceptées, mais il y a une limite de 15 documents par jour.​

L'authentification d'un document coûte 5$ (que ce soit pour une apostille ou une légalisation complète). Les frais doivent être payés par chèque américain ou par mandat américain, libellé à l’ordre du « Secrétaire d’État ». Si vous vous présentez en personne avec les documents, vous pouvez également payer par carte de crédit ou de débit.

Si l'attestation est complétée par courrier, vous devez inclure les éléments suivants :

1. Chèque ou mandat-poste pour le coût total du ou des documents apostillés
   • Le chèque peut être un chèque personnel, un chèque de banque ou un chèque d'affaires, établi à l'ordre du « Secrétaire d'État ». 
   • Si vous êtes à l’étranger et avez besoin d’une apostille du Maryland, il peut être utile d’obtenir un chèque de banque en devise américaine auprès de votre banque étrangère la plus proche.
2. Lettre de motivation indiquant pour quel pays le ou les documents seront utilisés.
   • Le Bureau du Secrétaire d'État a fourni un exemple de lettre de motivation à utiliser
3. Enveloppe pré-adressée et affranchie pour le retour du ou des documents apostillés.
   • Fed Ex, UPS et Certified Mail sont tous des méthodes acceptées pour l'envoi et le retour de documents.

Si la certification est remplie en personne, toute forme de paiement est acceptée : chèque personnel, de banque ou d'affaires, mandat, espèces et cartes de crédit avec des frais minimum de 10.00 $. Les certifications sont généralement complétées pendant que vous attendez.

Modèle d'Apostille

La Convention apostille a émis un Modèle de certificat d'apostille, mais toutes les apostilles ne ressemblent pas exactement au modèle de certificat.

Une apostille peut être apposée sur le document lui-même ou sur une page séparée. La page séparée s'appelle une allonge. Les apostilles peuvent être apposées avec des adhésifs, des tampons en caoutchouc et des sceaux.

Ressources additionnelles

• La section apostille de le site Internet de la Convention de La Haye répertorie les autorités compétentes et les coûts (si connus) pour tout pays partie à la Convention ; le site Web fournit également une multitude de ressources utiles supplémentaires liées aux apostilles.
• Adams, James W. L'Apostille au 21^st Siècle : Certification et vérification internationales des documents. 34 Journal de droit international de Houston. 519 (2012).
• Apostille prescrite par la Convention de La Haye. 6C Nichols Cyclopédie des formes juridiques §139 : 13.